تبدیل سند دفترچه‌ای به تک برگ 1404

تبدیل سند دفترچه‌ای یا منگوله‌دار به سند تک‌برگی، اقدامی است قانونی که از سوی سازمان ثبت اسناد و املاک تعیین شده و هدف آن افزایش امنیت اسناد، جلوگیری از جعل و ساده‌سازی معاملات ملکی است. طبق قانون جامع حدنگار، تمامی مالکین املاک با اسناد دفترچه‌ای یا منگوله‌دار موظف به تعویض سند خود به تک‌برگی هستند. به صورت اجمالی افراد باید مراحل زیر را برای دریافت سند تک برگ طی کنند:

• آماده کردن مدارک شامل: سند دفترچه‌ای، شناسنامه و کارت ملی قبض تلفن یا برق ملک، وکالت‌نامه (در صورت نیاز).

• مراجعه به اداره ثبت اسناد و املاک محل ملک.

• ثبت درخواست تبدیل سند در سامانه یا دفاتر ثبت.

• انجام استعلامات لازم از شهرداری، دارایی و سازمان نوسازی.

• ارائه گواهی‌های پرداخت مالیات و عوارض.

• دریافت سند تک‌برگی جدید از اداره ثبت.

در این مقاله به طور کامل با مراحل دقیق تبدیل سند دفترچه‌ای و منگوله‌دار به تک‌برگی، مدارک مورد نیاز، مدت زمان انجام کار و نکات قانونی مهم آشنا خواهید شد. همچنین توضیحات لازم در خصوص پیگیری درخواست از سامانه‌ها و دفاتر ثبت و اقدامات لازم برای جلوگیری از مشکلات و تأخیر ارائه شده است. با این راهنمای جامع، می‌توانید با اطمینان و آگاهی کامل نسبت به تبدیل سند خود اقدام کنید.

تعریف سند دفترچه‌ای و تک برگ

سند دفترچه‌ای که پیش‌تر توسط اداره ثبت صادر می‌شد، شامل چندین برگه با اطلاعات ملک و مالک بود و دارای مهر سربی (منگوله) برای اعتبار آن بود. هرچند هنوز معتبر است، اکثر این اسناد به سند تک‌برگی تبدیل شده‌اند. سند تک‌برگی تنها روی یک برگه چاپ می‌شود، نیازی به منگوله ندارد و از سال ۱۳۹۰ به عنوان جایگزین اسناد دفترچه‌ای مورد استفاده قرار گرفته است. تفاوت اصلی این دو سند در تعداد برگه‌ها و روش ثبت اطلاعات است.

مراحل تبدیل سند دفترچه‌ای به سند تک‌برگی

مراحل تبدیل سند دفترچه‌ای به سند تک‌برگی شامل چندین مرحله و نیاز به تهیه و ارائه مدارک مختلف است. در ادامه به طور کامل به بررسی این مراحل را خواهیم پرداخت:

آماده کردن مدارک لازم

در ابتدا برای تبدیل سند دفترچه‌ای به سند تک‌برگی باید مدارک زیر را آماده نمایید:

• اصل سند مالکیت دفترچه‌ای
• شناسنامه و کارت ملی مالک: مدارک هویتی شامل شناسنامه و کارت ملی همه مالکین یا نمایندگان قانونی آن‌ها (در صورت وجود وکالت‌نامه) باید ارائه شود.
• قبض تلفن یا برق
• وکالت‌نامه: اگر فرد دیگری به نمایندگی از مالک اقدام به درخواست تبدیل سند می‌کند، باید وکالت‌نامه قانونی معتبر داشته باشد.

مراجعه به اداره ثبت اسناد و املاک

پس از آماده‌سازی مدارک، باید به نزدیک‌ترین اداره ثبت اسناد و املاک محل ملک خود مراجعه کنید. در اداره ثبت، درخواست خود را برای تبدیل سند دفترچه‌ای به سند تک‌برگی ارائه دهید. این درخواست معمولاً از طریق سامانه ثبت الکترونیک انجام می‌شود و از شما خواسته می‌شود اطلاعات مربوط به ملک و مالک را وارد کنید.

حتما بخوانید: سامانه ثبت املاک فاقد سند

ارائه مدارک و ثبت درخواست

مدارک آماده‌شده را به همراه درخواست تبدیل سند به اداره ثبت تحویل دهید. این مرحله شامل بررسی صحت مدارک و مطابقت اطلاعات ارائه‌شده توسط کارشناسان اداره ثبت است. در صورتی که اطلاعات ارائه‌شده درست باشد، درخواست شما به مرحله بعد منتقل می‌شود.

انجام استعلامات لازم

پس از ثبت درخواست، اداره ثبت اسناد و املاک به صورت خودکار استعلامات مختلفی را از سازمان‌های مربوطه انجام می‌دهد. این استعلامات شامل:

• استعلام از شهرداری برای بررسی وضعیت عوارض و کاربری ملک
• استعلام از دارایی برای بررسی پرداخت مالیات ملک
• استعلام از سازمان نوسازی (برای املاک تجاری، اداری و صنعتی) جهت بررسی کاربری دقیق ملک
• استعلام از بیمه تأمین اجتماعی (در صورت نیاز به تصفیه حساب)

ارائه گواهی‌های پرداخت مالیات و عوارض

در صورت انجام معامله یا نقل و انتقال ملک، مالک باید گواهی‌های مربوط به پرداخت مالیات انتقال ملک و عوارض شهرداری را تهیه‌کرده و به اداره ثبت ارائه دهد. این گواهی‌ها نشان‌دهنده تسویه کامل مالیات و عوارض ملک است

دریافت سند تک برگی

پس از تأیید تمامی استعلامات و بررسی مدارک، سند تک‌برگی جدید صادر می‌شود. این سند شامل اطلاعات جدید ملک و مالک است و جایگزین سند دفترچه‌ای قدیمی می‌شود. معمولاً صدور سند تک‌برگی چند هفته زمان می‌برد و پس از آماده‌شدن سند، شما باید به اداره ثبت مراجعه کرده و سند جدید خود را دریافت کنید.

حتما بخوانید: سامانه ساغر (سامانه ساماندهی اسناد غیر رسمی)

مدت زمان تبدیل سند دفترچه‌ای ( منگوله‌دار) به تک برگ

کل فرآیند تبدیل سند معمولاً بین ۲ تا ۶ هفته طول می‌کشد. عواملی مانند کامل بودن مدارک، تعداد استعلام‌ها و حجم کاری اداره ثبت می‌تواند زمان انجام کار را تغییر دهد. بنابراین توصیه می‌شود مدارک را کامل و دقیق آماده کنید تا روند سریع‌تر انجام شود.

مزایا و معایب اسناد تک ‌برگی نسبت به اسناد دفترچه‌ای

مزایا:

• خوانا بودن اطلاعات ملک و مالک

• ثبت الکترونیکی و جلوگیری از جعل

• اطلاعات دقیق شامل موقعیت، مساحت و کروکی

• دارای هولوگرام برای امنیت بیشتر

• به‌روزرسانی پس از هر معامله

معایب:

• اطلاعات مالکین قبلی در سند درج نمی‌شود

• پس از هر معامله فقط مشخصات مالک جدید ثبت می‌شود

حتما بخوانید: ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول

چرا باید سند دفترچه‌ای به سند تک‌برگی تبدیل شود؟

از جمله دلایل اصلی تبدیل اسناد دفترچه‌ای به اسناد تک‌برگی، جلوگیری از جرایم مانند جعل اسناد، تسریع در فرآیندهای اداری و کاهش پیچیدگی‌های بوروکراتیک است. این اقدام به وضوح در راستای بهبود امنیت و کارایی سیستم ثبت اسناد صورت گرفته است.

نکات مهم در خصوص تبدیل اسناد دفترچه‌ای به تک برگی

• نسخه المثنی سند: اگر سند دفترچه‌ای خود را گم کرده‌اید، قبل از هر اقدامی باید المثنی سند را از اداره ثبت دریافت کنید؛ که جهت اخذ سند المثنی باید ابتدا فرم های آن را از اداره ثبت محل وقوع ملک دریافت و 3 نفر شاهد مبنی بر گم شدن اسناد مالکیت به دفتر اسناد رسمی جهت شهادت معرفی نمایید.
• تبدیل اختیاری یا اجباری: اگر قصد فروش یا معامله ملک را ندارید، می‌توانید به صورت اختیاری سند خود را به تک‌برگی تبدیل کنید؛ اما در صورت انجام معامله، تبدیل سند به تک‌برگی الزامی است.
• تغییر مالکیت: در صورتی که سند در فرآیند نقل و انتقال مالکیت قرار گیرد، بعد از تایید معامله، سند تک‌برگی به نام مالک جدید صادر می‌شود.

پس از انقضاء مهلت 5 ساله مذکور جهت تبدیل اسناد دفترچه‌ای به تک برگی، ارائه هرگونه خدمات ثبتی به اشخاص منوط به تعویض اسناد مالیت دفترچه‌ای می‌باشد.

کلام پایانی 

با توجه به تصویب قوانین جدید در حوزه املاک و بروز رسانی معاملات این دسته اموال، بهتر است مالکین اموال غیرمنقول که سند مالکیت آن ها به صورت دفترچه ای یا به اصطلاح( منگوله دار) می باشد، نسبت به تبدیل سند خود به سند تک برگ اقدام نمایند. با توجه به این که با تبدیل اسناد مالکیت دفترچه، سند تک برگ سبز رنگ صادر خواهد شد. باید توجه داشته باشید که معاملات این دسته از املاک صرفا به صورت رسمی مورد حمایت قانونگذار است و در صورتی که این املاک با مبایعه نامه عادی مورد خرید و فروش واقع شوند، از حمایت قانونگذار برخوردار نخواهند بود.

سوالات متداول